Vertragswesen - Hilfestellung

Diese Seiten bieten Unterlagen, Berechnungsgrundlagen und Online-Formulare für die Auftragsabwicklung von Angebot über Vertragsabschluss bis zur Auftragserledigung an:

Die Dokumente und Formulare auf diesen Seiten werden in einer Baumstruktur angeboten und abgelegt. Die Baumstruktur ist ähnlich zu bedienen wie die Explorersicht im Windows.

Ordneransicht
Abbildung 1: Ordneransicht der Verträge

Bedeutung der Ikonen:

Aktualisieren Klick --> Seite wird neu aufgebaut
Expand Klick --> Gesamte Baumstruktur wird im Detail angezeigt
Collapse Klick --> Nur die oberste Struktur im Baum wird angezeigt

Tabelle 1: Allgemeine Bedienungselemente

Bedienung / Handling der Verträge

Um die Verträge verwalten zu können, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Neuer Vertrag Klick --> ein neuer Vertrag wird initialisiert
Duplizieren Klick --> Der Inhalt eines bestehenden Vertrags wird komplett in einen neuen Vertrag übernommen
Löschen Klick --> Ein Vertrag wird gelöscht und ist danach in der Baumstruktur nicht mehr ersichtlich
Fixieren Klick --> Ein Vertrag wird fixiert, die Inhalte können danach nicht mehr verändert werden
Vertrag ist fixiert Klick --> Statusanzeige: Dieser Vertrag ist fixiert
PDF Klick --> Der Originalvertrag kann im PDF-Format heruntergeladen resp. angeschaut werden

Tabelle 2: Vertragliche Bedienungselemente

Beispiel: Neuer Vertrag:
Sie möchten einen neuen Vertrag erstellen:

  1. Klicken Sie auf das Icon Neuer Vertrag rechts neben dem Titel des Vertrags
  2. Klicken Sie auf den Text des neu entstandenen Eintrags "neuer Vertrag" (ev. müssen Sie den Ordner zuerst öffen, klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol Plus links vom Ordner)
  3. Es öffnet sich die Erfassungsmaske des Vertrags in einem Popup-Fenster. Nun können Sie die Bezeichnung ändern und die Inhalte des Vertrags erfassen. Sie können den Vertrag beliebig oft öffnen und Änderungen vornehmen.
  4. Speichern Sie die Eingaben regelmässig (min. alle 15 Minuten) um Datenverluste zu verhindern.
  5. Nach Abschluss der Eingaben Daten speichern und Button «PDF generieren» klicken. Das System setzt nun die von Ihnen erfassten Daten in das Original ein. Nun steht der fertige Vertrag als PDF zur Verfügung (zum Download oder Ausdrucken auf Icon PDF klicken).


Bearbeitung der Vertragsinhalte

Bei den Eingabemasken für die Verträge sind folgende Punkte zu beachten:

  • Bei einigen Verträgen sind sogenannte "Muss-Felder" drin. Falls diese Felder keinen Inhalt haben, können Sie die Vertragsdaten nicht speichern. Das System weist Sie beim Speichern auf die fehlenden Einträge hin und markiert die Felder grau (Markiertes Feld)
    Meldung
  • Einige Felder (v.a. Zahlenfelder) werden vom System selber berechnet und formatiert. Bei diesen Feldern können Sie keine Mutationen vornehmen.
  • Bei Auswahleinträgen muss zuerst die Option gewählt werden, bevor Einträge gemacht werden können.

    Bsp: Feld kann nicht beschrieben werden
    gesperrtes Feld
    Feld kann beschrieben werden
    Feld editierbar
  • Bei einigen Feldern ist eine Typenüberprüfung eingebaut. Wenn z.B. ein Datumswert erwartet wird, dann überprüft das System, ob auch wirklich ein gültiges Datum eingegeben wurde. Falls eine Zahl erwartet wird (z.B. Anzahl Seiten), so überprüft das System, ob auch wirklich eine Zahl eingegeben wurde und keine Buchstaben.
  • Vertrag drucken: Damit ein Vertrag ausgedruckt werden kann, muss vorher ein PDF generiert werden. Dieses PDF kann dann aufgerufen und ausgedruckt werden.
    Ausdruck


Zu beachten:

  • Das PDF PDF - Icon in der Übersicht (Baumstruktur) gibt Ihnen immer ein leeres Original des Vertrags ohne Ihre Daten. Um zu einem Vertrag zu gelangen, klicken Sie bitte auf die Bezeichnung des Vertrags. Eine PDF Generierung ist bei jedem Öffnen erforderlich.
    Vertrags-PDF
  • Ein einmal fixierter Vertrag Vertrag ist fixiert kann nicht mehr verändert werden. Falls Sie auf das PDF des generierten Vertrags zugreifen möchten, klicken Sie auf die Bezeichnung des Vertrags.
  • Es können beliebig viele Instanzen (=Kundenverträge) pro Vertragsvorlage erzeugt werden.
  • Um auf die Verträge und die Funktionen zugreifen zu können, ist eine entsprechende Lizenz notwendig. Die Lizenz hat ein Ablaufdatum und kann erneuert werden.

Kontakt

SZFF - Schweizerische Zentralstelle für Fenster und Fassaden Telefon - 044 / 742 24 34 info@szff.ch.

 

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